Överlämna och låna ut

Överlämnande

I samband med omorganisationer och ändrade driftsformer kan det bli nödvändigt att myndigheten måste överlämna delar av eller hela sitt arkiv till en annan myndighet.  Överförande sker bara i de fall då verksamheten, helt eller delvis, flyttas över till den nya myndigheten. Ofta krävs beslut i kommunfullmäktige för sådant överförande av allmänna handlingar.

När myndigheten ska upphöra och verksamheten inte förs över ska arkivet däremot överlämnas till Stadsarkivet.

Överlämnande till Stadsarkivet

Myndigheten får också vid andra tillfällen, efter överenskommelse, leverera sitt arkiv till Stadsarkivet. I en skriftlig överenskommelse regleras formerna för överlämnandet och avgiften för förvaring, vård och tillhandahållande. Stadsarkivet ställer vissa krav på leveransernas utseende. För analoga handlingar gäller t ex att de ska vara ordnade, förtecknade och etiketterade.

Andra fall av överlämnande/återlämnande. Ibland kan det bli aktuellt att överlämna eller återlämna enskilda handlingstyper till andra myndigheter i staden eller till privatpersoner som har upprättat dem. Arkivreglerna anger vilka handlingstyper det rör sig om.

Utlån

Myndigheter får låna ut allmänna handlingar för tjänsteändamål till andra myndigheter. Helst bör kopior användas. Om detta inte går ska lånet tidsbegränsas och myndigheten ska se till att handlingarna verkligen återlämnas.

Uppdaterad