Ansvar och organisation

Ansvar

Förvaltningar, bolag och stiftelser i Stockholms stad ansvarar själva för sina arkiv tills de lämnats till Stadsarkivet. I stadsövergripande IT-system ansvarar varje verksamhet för sin del av informationen i systemet.

Styra och planera

Hanteringen av de allmänna handlingarna på myndigheten ska regleras i en ansvarsfördelning. Det ska finnas en arkivansvarig. Dokumentflödet ska styras och planeras. Som styrinstrument i informationshanteringen ska man fastställa hanteringsanvisningar, exempelvis i form av en dokumenthanteringsplan eller i andra styrdokument, för t.ex. registrering av allmänna handlingar.

Förändringar

Verksamheten ska ta hänsyn till alla förändringar som kan komma att ha större betydelse för hanteringen av allmänna handlingar. Det kan t.ex. handla om ändrade driftsformer, nya interna arbetsrutiner, eller införande av nya IT-stöd. I tillämpliga fall behövs samråd med Stadsarkivet.

Arkivlokaler

Ny och ombyggnationer av arkivlokaler måste ske enligt Riksarkivets föreskrifter. En arkivlokal ska först godkännas av Stadsarkivet innan den får tas i bruk.