Betyg från friskolor

Enligt skollagen är fristående skolor skyldiga att lämna över sina slutbetyg till den kommun där skolan är belägen. I Stockholms kommun ska de fristående skolorna överlämna slutbetygen till Stockholms stadsarkiv. Syftet är att garantera elever i fristående skolor tillgång till sina slutbetyg.

Kontakta oss

friskolebetyg.ssa@stockholm.se

Maria Fagerlind +46 (0)8 508 28 325

Så här går det till

När ska leveransen ske?

Överlämnandet sker årligen i oktober. Slutbetygen från juni överlämnas därmed i oktober samma år.

Inga avtal eller avgifter krävs

Det är inte nödvändigt att avtala leveransen i förväg. Överlämnandet är helt avgiftsfritt för alla friskolor.

Vad ska överlämnas till Stadsarkivet?

Betyget

Det som ska lämnas in till Stadsarkivet är en digital kopia (pdf) på den av rektor underskrivna betygshandlingen. Rektors underskrift måste alltså finnas med. Om en elev inte fått ett slutbetyg utan i stället fått ett samlat betygsdokument skickas detta in.

Format och filer

Betygshandlingen ska skannas i färg och sparas som pdf. Om möjligt vill vi ha leverans i formatet pdf/A-1b.

Skanna i hög upplösning (gärna 300-400 dpi) och försök att få kopiorna så snygga som möjligt.

Varje enskild betygshandling sparas som en separat fil med elevens personnummer som filnamn med 12 siffror utan skiljetecken eller mellanslag. Observera att vi alltså önskar få med även de första två siffrorna i personnumret.

För elev med personnummer 199605061618 ska betygsfilen alltså namnges 199605061618.

Mall för register

Samtliga elever i avgångsklasserna vars betygshandling ingår i leveransen ska registreras i excelformat. Det är viktigt att ni inte använder andra typer av register än det som finns nedan.

Hämta excelmall för registrering av elevers betygsdokument

Fyll i excel-mallen

Alla elever i avgångsklasserna som fått ut betygshandling och som därmed ingår i leveransen ska även registreras i excelmallen. Följ mallens format när ni skriver in personnummer, 12 siffror med bindestreck efter födelsedatum. En elev med personnummer 199605061618 ska alltså registreras som 19960506-1618. Det är viktigt att personnummer registreras enligt mallens format!

Det ska vara ett sammanhållet register per skola, inte en per klass. Om skolan består av både grundskola och gymnasium krävs ett register för vardera. Skickas betygshandlingar från flera år måste ett register per år upprättas. Kontrollera att alla elever är med i excelregistret och att alla betygsfiler skickas med i leveransen. Gör inte en pdf av listan utan skriv i excelmallen!

Register som inte är korrekt ifyllda skickar vi tillbaka till skolan för komplettering, detsamma gäller för pdf:er av dålig kvalitet.

Leveransadress

Betygshandlingar samt registret läggs på ett usb-minne som skickas till:

Stockholms stadsarkiv 
Ref: Friskolebetyg
Box 22063
104 22 Stockholm

Skicka även med kontaktuppgifter, e-postadress och telefonnummer till den som ansvarar för leveransen.

Om ni av någon anledning inte kan skicka betygen per post så kontakta oss via mejl:friskolebetyg.ssa@stockholm.se