Framställning och arkivering

Arkivbeständighet 

Det är viktigt att man framställer handlingar så att de kan läsas under den tid de ska finnas kvar. Att använda sig av arkivbeständiga produkter är naturligtvis extra viktigt vid framställningen av handlingar som ska bevaras för all framtid. Sveriges Tekniska Forskningsinstitut (SP) publicerar uppgifter om vilka produkter som är arkivbeständiga. Alternativt kan man begära in en leverantörsförsäkran vid upphandling.

Riksarkivets tekniska föreskrifter

De tekniska föreskrifter för t ex papper, skriv- och förvaringsmedel, maskinell utrustning, mikrofilm och arkivlokaler som Riksarkivet tagit fram för statliga myndigheter gäller också i stadens verksamheter.

Länk till sidan med aktuella föreskrifter

Arkivering av digital information

Digitala handlingar ska arkiveras i stadens gemensamma e-arkiv, e-arkiv Stockholm. Information om hur digitala handlingar ska hanteras och arkiveras finns i Stadsarkivets vägledningar "Att hantera digital information i Stockholm stad" och "Att leverera information till e-arkiv Stockholm".

Länk till sidan med Stadsarkivets vägledningar 

Arkivering ska ske fortlöpande

Allmänna handlingar bör arkiveras så snart som möjligt. Förutom allmänna handlingar ska även minnesanteckningar och utkast av betydelse arkiveras om de tillför sakuppgift. När exempelvis ett ärende eller ett projekt avslutas bör därför handläggaren gå igenom akten och även arkivera sådana handlingar.

Handlingar som inte är allmänna och som inte ska arkiveras ska rensas ut. Detta bör göras fortlöpande under informationens aktualitet. Handlingar som inte avlägsnas blir allmänna i samband med att de arkiveras, även om de inte varit detta tidigare. Det bör observeras att detta även gäller digitala versioner av handlingar som arkiverats på papper.

 

Uppdaterad